Đã bao giờ bạn tự hỏi chính mình vì sao cứ mãi loay hoay tại một vị trí, sau nhiều năm cũng không thấy mình tiến bộ hay tạo được những đột phá trong cuộc sống, trong công việc? Có bao giờ bạn tự hỏi, điều gì là quan trọng với chính cuộc sống và sự nghiệp của mình? Chúng ta xác định nó như thế nào và đạt được điều đó ra sao?

Một ngày cuối tuần đẹp trời, tôi lại quanh quẩn nhà sách như thường khi. Có vẻ như nhà sách rất cố ý khi trưng bày quyển sách “đắt giá” ở vị trí rất dễ nhìn. “Làm điều quan trọng” – tác giả John Doerr, là một trong số đó. Tôi chưa từng nghe đến quyển sách, càng chưa bao giờ biết đến tác giả, nhưng dòng bên dưới làm tôi cực kỳ chú ý “Google, Intel, Adobe, Youtube, Gates Foundation, … đã dịch chuyển thế giới bằng OKRs như thế nào?“. Những cái tên làm tôi tò mò, mãi đến sau này tôi mới biết tôi có thể xếp mình vào hàng “Geek” của những công ty công nghệ như thế này bởi tôi khá mẫn cảm khi nhắc đến Google, Facebook hay Linkedin. Nhưng điều cuối cùng thuyết phục tôi mua là bởi lời bình của một tác giả mà tôi luôn ngưỡng mộ Sheryl Sandberg – COO Facebook, tác giả của 2 quyển sách Lean In và Option B.

Và thế là quyển sách đã được chọn …

Measure What Matters shows how any organization or team can aim high, move fast, and excel.

Sheryl Sandberg
Facebook COO and Founder of LeanIn.org

1 – Tác giả

Sinh ngày 29/6/1951, John Doerr là một kỹ sư, chuyên gia đầu tư mạo hiểm và là chủ tịch của Kleiner Perkins.

John từng là nhà đầu tư và thành viên hội đồng quản trị của Google, Amazon; đam mê của ông là khuyến khích các nhà lãnh đạo định hình lại tương lai.

2 – Về quyển sách

Ra đời vào năm 2018, có thể nói đối với thị trường Việt Nam, đây là một quyển sách sẽ còn khá mới mẻ. Quyển sách được dịch bởi Nhà báo Lương Trọng Vũ và giới thiệu nhiều trên các báo mạng tại Việt Nam vào khoảng tháng 10 – 11 năm 2018. So ra, khi tôi mua quyển này cũng có thể xem như “theo kịp thời đại”.

3 – OKRs là gì và vì sao lại trở thành một từ khóa được quan tâm?

Nhìn về tổng thể, quyển sách rất nhẹ nhàng mặc dù không quá nhiều hình minh hoạ, nhưng không hề làm độc giả ngao ngán với 3 phần: ORKs trong ứng dụng thực tế; Thế giới mới của công việc và Lời đề tặng.

Trước hết, chúng ta điểm qua về định nghĩa của OKRs và vì sao lại có khái niệm này.

OKRs là Một phương pháp quản lý giúp đảm bảo tập trung nỗ lực vào cùng những mục tiêu quan trọng (Objectives) xuyên suốt cả công ty và xác định các kết quả then chốt (Key Results).

“Đó không phải là một KR nếu không có con số đi kèm” – Marissa Mayer

Về sơ lược sự ra đời của OKRs có thể điểm qua những dấu mốc từ khái niệm Quản trị bằng Mục tiêu (MBO – Management by Objectives) được phát triển bởi Peter Drucker. Sau đấy, được Andy Grove ứng dụng vào Intel (iMBO) và cũng tại Intel, nơi tác giả đã được tiếp nhận cách Andy Grove vận hành công cụ này và đưa Intel đi qua những đợt sóng hùng hồn của thị trường Công nghệ đầy cạnh tranh. Từ đó, John Doerr cũng đã không ngừng theo đuổi và phát triển phương pháp này trở thành OKRs.

Và cũng như tất cả những công cụ quản lý khác, OKRs cũng sẽ có những lỗ hỏng và luôn cần có sự chỉnh sửa, thay đổi liên tục để phù hợp hoàn cảnh nội tại của từng doanh nghiệp, giai đoạn phát triển khác nhau của công ty và sự thay đổi chóng vánh của thị trường.

Đó là lý do vì sao trong phần 1, độc giả sẽ được thưởng ngoạn những “nguyên lý” hỗ trợ Nhà quản lý và kể cả nhân viên thiết lập những OKRs tạo là những bước ngoặt cho sự phát triển của công ty nhờ vào những yếu tố siêu quyền lực:

# Tập trung và cam kết với những ưu tiên hàng đầu

• Tập trung vào những mục tiêu quan trọng
• Loại bỏ những hỗn độn
• Giao tiếp phòng ban, nhóm, cá nhân

Câu chuyện của Remind trong việc xây dựng ứng dụng phục vụ cho các giáo viên tại Mỹ. Để phát triển, từ mục tiêu ban đầu là đạt được 6 triệu người dùng và sau đấy là Tỷ lệ người đăng ký dịch vụ (bởi vì sẽ không có ý nghĩa gì nếu người dùng đăng ký mà không trở lại sử dụng vì ứng dụng là miễn phí)

Tuy nhiên, khi số lượng người dùng tăng cao, công ty cần có thêm những thành viên khác để Brett và David Kopf (sáng lập viên) có thể tập trung phát triển sản phẩm. Họ xây dựng kế hoạch tuyển dụng cụ thể với số lượng số ứng viên sẽ gặp và số lượng nhân viên sẽ tuyển cho các vị trí.

Hay câu chuyện của Jini Kim (CEO của Nuna), một cựu Googler đã được tiếp xúc với OKRs khi làm việc tại Google. Tuy nhiên, cô lại gặp khó khăn khi mang phương pháp này ứng dụng vào công ty khởi nghiệp của mình lúc bấy giờ. Sau nhiều lần trao đổi cùng các nhân viên, cô đã nhận ra không thể chỉ có cô theo dõi những tiến triển về kết quả làm việc từ nhân viên, mà từ phía cô cũng cần cho nhân viên thấy được đâu là OKRs của cô. Chính nhờ sự minh bạch này, cô đã có thể dần cải thiện hiệu quả công việc và đưa Start Up của cô tiến xa hơn trong ngành Chăm sóc Y tế của Mỹ.

# Sắp xếp và kết nối công việc nhóm

• Minh bạch
• Kết nối

Khái niệm minh bạch sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố nhất là cấu trúc công ty. Từ đó có rất nhiều cách phân tầng và phối hợp: Từ trên xuống (Kết quả then chốt của cấp trên trở thành mục tiêu của cấp kế tiếp); Từ dưới lên (Khuyến khích nhân viên thiết lập mục tiêu của chính họ) và Phối hợp chức năng chéo.

Việc trao đổi cho nhau giữa cấp trên và cấp dưới để cả hai phía đều hiểu được Mục tiêu và Kết quả kỳ vọng của mỗi bên chưa phải là điều thường thấy tại các công ty. Câu chuyện của Mike và Abert Lee (sáng lập MyFitnessPal) cho thấy khi công ty đang trên đà tăng trưởng nhanh, họ gia tăng số lượng nhân sự thì ngay lập tức hiệu quả công việc giảm sút. Sự “nghẽn mạch” này diễn ra là do 3 trưởng phòng, phụ trách 3 mảng sản phẩm khác nhau dùng chung một nguồn lực khiến các kỹ sự mất tập trung và không thể phát huy hết sở trường. Đây lại là điều rất dễ thấy tại các công ty Start Up.

Cần phân tách rõ ràng việc kết nối để cùng nhau làm việc khác hoàn toàn với việc xúm lại cùng làm sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đế năng suất. Công việc luôn cần sắp xếp lại đúng lúc cần thiết vì chúng ta không thể làm mọi thứ cùng một lúc.

# Theo dõi và tinh thần trách nhiệm

• Kiểm tra – điều chỉnh định kỳ

“Không có một kế hoạch hành động, người điều hành trở thành tù nhân trong công việc. Nếu có kế hoạch mà không theo dõi để kiểm tra lại, người điều hành, không biết công việc nào quan trọng và công việc nào chỉ là phần nhiễu.”

Peter Drucker

Như đã đề cập, OKRs không hoàn hảo, rất nhiều công ty ứng dụng và không thể thấy gặt hái được thành công ngay tức thì. Song, đó cũng là lý do thôi thúc chúng ta tiếp tục – cập nhật – khởi động lại và nếu không thể tiếp tục và cải thiện, hãy sẵn sàng ngừng lại để có thể tập trung vào những OKRs cấp bách hơn. Và đương nhiên, ngay khi ngừng lại cũng phải thông báo cho những ai đang cùng làm việc hoặc đang làm việc kết nối với OKRs bị ngừng.

Việc kiểm tra OKRs cũng cần được thực hiện liên tục và thường xuyên, điều này giúp nhân viên thấy được sự đóng góp của họ là có kết quả trong mục tiêu tổng thể.

# Mở rộng quy mô để bứt phá

Đối với mục tiêu, cần cân nhắc giữa Mục tiêu cam kết và Mục tiêu mở rộng.

Nếu mục tiêu cam kết gắn liền với những con số cụ thể thì mục tiêu mở rộng sẽ mang nhiều tham vọng và rủi ro cao. Và đó là lý do vì sao Google được mệnh danh là tăng trưởng không mệt mỏi. Dù là khi tung Google Chrome, Gmail, cải tiến các tính năng của Youtube hay đến những ngành công nghiệp lớn lao hơn như xe hơi không người lái. Bởi vì họ không đặt ra những con số mục tiêu mà là tái tạo lại hoàn toàn những sản phẩm đã từng có: Google Chrome là một tổng thể chứa đựng tất cả các ứng dụng và tốc độ tải nhanh như lật tạp chí, khả năng dự trữ email của Gmail lên đến gygabyte và Youtube duy trì và phát triển từ con số 1 tỷ giờ xem video mỗi ngày. Và đó là những gì mà Larry Page và Serge Brin sau này có thêm Eric Schmidt thổi hồn vào OKRs.

Công cụ cfr

Và với những thay đổi trong cách xác định những điều quan trọng, cho cá nhân, cho tập thể, sự quản lý cũng cần có những thay đổi tương xứng khi một nhà lãnh đạo muốn mang OKRs đến với nhân viên.

Nếu 4 yếu tố siêu quyền lực giúp bạn hình dung ra được làm thể nào để có được 1 bộ OKRs tốt và làm thế nào lan toả, truyền cảm hứng đến với nhân viên cấp dưới, thì bộ công cụ CFR sẽ là tay lái giúp con thuyền của bạn được giữ đúng định hướng. Bởi nhiệm vụ của người lãnh đạo là “lắng nghe, đào tạo và hướng dẫn”, nhưng đồng thời cũng cần “công khai thừa nhận những bước đi sai lầm, nhân viên sẽ thoải mái hơn khi dám chấp nhận rủi ro””.

C – Conversation: đó là những cuộc nói chuyện, nội dung có kết cấu phong phú, rõ ràng, có xác thực giữa quản lý và nhân viên, nhằm để nâng cao biểu hiện công việc.

F – Feedback : sự phản hồi 2 chiều giữa nhân viên để đánh giá tiến triển và dẫn đường cho cải tiến trong tương lai.

R – Recognition: những diễn tả, hành động mang tính tán dương, tán thưởng, động viên cho những cá nhân xứng đán đã đóng góp cho quy trình.

Việc nỗ lực đề ra những mục tiêu và kết quả then chốt cũng chưa gọi là đủ cho sự phát triển lâu dài nếu thiếu đi Văn hóa doanh nghiệp làm cho nhân viên tự hào và cố gắng cống hiến. Vì sao Angy Grove lại là người “bất bại” với vai trò là người truyền cảm hứng cho tất cả bộ máy Intel, vì sao Google lại luôn là một minh chứng hùng hồn cho việc ứng dụng OKRs? Vì văn hóa OKRs là văn hóa của tính trách nhiệm, sự minh bạch. Và những nguồn năng lượng tiếp thêm cho kết quả của OKRs đến từ CFR. Trao đổi giúp việc truyền đạt thông suốt, phản hồi giúp chúng ta chỉnh sửa và công nhận làm cho chúng ta nhìn rõ vai trò của mình trong kết quả tổng thể. Và hơn thế nữa, vai trò của người quản lý ở đây cũng không còn là bắt tay chỉ việc mà theo đó là sự khuyến khích và định cũng như đánh giá giúp nhân viên cải thiện hơn.

Những câu chuyện ở phần 2 từ Adobe, Zume Pizza, của Lumetris hay chiến dịch ONE đều cho chúng ta thấy sự thay đổi tích cực có được là từ việc tiếp nhận – phản hồi và sức mạnh của văn hóa.

Một chút của riêng tôi

Hiện tôi đang có một cơ hội làm việc tuyệt vời trong đúng ngành và lĩnh vực mà tôi yêu thích: Digital Marketing for Events. Một Start Up thuần Việt đã phát triển trên thị trường Việt Nam rất nhiều năm nhưng không hiểu vì sao thay vì lớn mạnh thì lại đang thu nhỏ quy mô.

Tôi đến vào thời điểm chuyển giao nhân sự, rất nhiều lời ra tiếng vào. Và vì bản thân tôi cũng chưa thật sự “nắng nót” về thị trường Digital ở Việt Nam từ sau khi du học. Khó khăn về chuyên môn và chập chững làm một Leader, quyển sách với tôi như một tấm phao cứu sinh.

Tôi đang trong giai đoạn tận hưởng cảm giác Thử – Sai – Thiết lập lại bởi tôi chưa thật sự kiêng định với những gì thiết lập ban đầu. Sự thay đổi nhân sự cũng phần nào xáo trộn những dự định của tôi. Nhưng thật sự tôi không hề thấy mình áp lực. Tôi luôn tự nhắc nhở bản thân mình chỉ cần luyện tập thường xuyên, sẽ có ngày tôi thành công. Trong số 10 OKRs đặt ra, nếu được 1, tôi cũng sẽ rất vui.

Tôi hy vọng đoạn văn này sẽ sớm được thêm vào …

CASE STUDY

update soon…